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相比之下，“纵向的”控制则是指针对每个具体的主题和工作所进行的思考。比如，吃晚饭时，你和你的配偶谈论起下一次度假，这时，你内心深处的“监控雷达”开始锁定这一信息—你们将去哪里，什么时候去，将做些什么，要作什么准备等；或者你即将对部门进行重组，你和老板需要商讨一些决策；或者你仅仅需要挑选一个日期，在那天给一位顾客打一个电话。从广泛的意义上讲，这就是“工作计划”，它的重点聚集在某一情况或某一个人身上，勾勒出执行过程中一切必要的想法、细节、重要环节和事情的先后次序，至少在目前是这样的。
横向控制和纵向控制的目标是一致的：解除你精神上的负担，并把事情做好。恰到好处的行为管理能够令你轻松自如地游历于工作和生活的广阔领域之中。同时，适度的工作计划能够使你清楚地认识到所需的具体环节，并且紧抓不放。
主要的变化：把一切赶出你的大脑
如果你把一切事情仅仅存储在大脑里，那么，你就无法真正地获取我所承诺的那种轻松的控制感。你将发现，本书中所描述的这些独立的行为正是目前你正在按部就班进行的事情。我与其他人迥然不同的做法是，我将所有的“材料”百分之百地存入一些实实在在的工具篮中，而不是遗留在我的头脑中，并且利用这些工具进行处理。这一方法适用于一切事务—重大事件或者微不足道的小事，个人的私事或者工作中的问题，突发事件或者不甚紧急的情况，无一例外。
通常，你大脑中盘踞问题的多少与其解决的效率成反比。
我相信，当你的工作或者生活达到某一个阶段时，你不得不坐下来平静一下，拿起纸笔列出一张清单。如果是这样的话，对于我所说的一切你就获取了一个参照点。然而，大多数人只是在生活工作变得一团糟、混乱不堪，令他们难以忍受、不得不采取措施时，才会开始草拟工作清单。通常情况下，这个清单也仅仅涉及使他们备受折磨的那些具体问题。但是，如果你能够把这种做法转化为你现在生活和工作中运行模式中的一种常态，并使之贯穿于你生活中的各个领域（不仅仅在处理“紧急情况时”），那么，你就开始进入了我们所描述的“黑带”（blackbelt）水准的管理模式。
注视着我面前的几种选择，我尽量依赖于直觉作出判断，而不是为这些选择绞尽脑汁、苦苦思索。我应该已经对方方面面的情况进行周密严谨的斟酌，并以一种可靠的方式获取了结果。我不希望再次浪费时间来考虑它们，否则，就是徒劳无益地耗费创造力，同时自己制造挫折和压力。
你没有理由两次产生同一想法，除非你对它情有独钟。
你无法逃避这种思考。你的大脑会紧紧地纠缠那些悬而未决的事情不放。但是，大脑负载这些未尽事宜的能力是有限度的一旦超越了这个限度，它就会暴跳如雷。大脑中肩负短期记忆的那部分组织往往负责存储不完整、尚未决定和没有组织安排好的“材料”，其功能类似于个人计算机中的随机存储器。你的意识就仿佛是计算机的显示器，只是一个用于聚集的工具，而不是一个存储场所。你每一次只能考虑两三件事情。但是那些不完整的项目仍然存储于短期记忆空间里。大脑容纳“材料”的能力有一定的限度。很多人终日里忙忙碌碌，而随机存储器的接缝处早已涨裂四溢了。他们时常感到心神不宁、坐卧不定，正是因为在他们内心深处，超负荷的精神负担无时无刻不在侵扰他们的注意力。
比如，在刚刚过去的几分钟里，你是不是已经走神了，脑子里冒出一些与你现在阅读的内容毫不相干的事情了呢？很可能你的大脑开了小差，跑到一些未处理完的事情上去了。它们从你大脑中的随机存储器里一跃而起，冲着你大吼大叫。而你又是怎样做的呢？除非你把它记下来，放在一个可靠的篮子里，这样你知道你将很快再次回顾这个问题，否则，它很可能对你纠缠不休。最徒劳无益的做法是：事情毫无进展，而压力陡然激增。
糟糕的是，当你对这些事情感到无能为力、无可奈何时，你的大脑仍然毫不懈怠地一个劲地提醒你。大脑中从来就不存在过去或者将来的概念。也就是说，一旦你告诉自己有些事情需要处理，并把这一信息传递到你的随机处理器中，大脑中的某一些区域立即认定，你应该自始至终努力完成那件事情。对于任何你应该去解决掉的问题，大脑都会破译为你应该立刻投入办理。坦率地讲，一旦把两件事同时放入随机存储器就导致了失败，因为你根本无法同时对付它们。就这样，无孔不入的压力一下子冒了出来，而造成它的原因我们就不得而知了。
同一个在你的大脑中没有岗哨的敌人作战，是十分艰巨的任务。
—萨莉·肯普顿（SallyKempton）
大多数人都长期处于这样或那样的精神紧张状态，由于耗时持久，他们全然意识不到这种状态的存在。就像万有引力无时不在，以至于感受万有引力的人们甚至意识不到压力的存在。只有当人们彻底地摆脱了这种压力的束缚，拥有一种完全不同的体验时，他们才可能认识到自己曾经承受着多么大的压力啊。你能够摆脱这种压力的束缚吗？你肯定会的。下面的内容将告诉你具体的做法。
第2章
横向管理工作进程的5个阶段
如何掌握既轻松又不失控的知识工作，我所教授的这个技巧的核心部分就是征服工作进程的5个阶段。无论在什么情况下，我们在工作时都将经历这5个阶段：（1）收集一切引起我们注意力的事情；（2）加工处理后，确定它们的实质以及解决方法；（3）组织整理得出的结论；（4）把它们列为我们行动的选择方案；（5）行动，这就构成了我们生活中的“横向”管理层，随时添加新事务。
我们所认知的知识已经在行动中证明了自己。我这里所谈的知识是指行动中的信息，以及关注结果的信息。
—彼得·F·德鲁克（PeterF。Drucker）
原则上，这个方法极其简单。不管怎样，这就是我们习以为常的处事方法。但是，根据我的经验来看，大多数人都存在有效改进这5个阶段中每一个阶段运作方法的余地。我们工作流程的管理包括了5个环节，因此，除非所有的连接点都紧密地结合起来，并且由统一的标准加以维护，否则，其管理质量难以保障。大多数人在收集工作中存在着重大的遗漏。虽然很多人收集了大量信息，但是，他们却没有加工或确定需要采取哪些具体的行动。另一些人一时作出了绝妙的决策，却由于缺乏对其结果的有效管理，从而丧失了思考的价值所在。还有一些人建立起了良好的系统，但是没能坚持回顾和检查，结果导致它们无法发挥应有的功能。最后，如果这些连接点中出现任何一个薄弱环节，决策方案都不可能是最佳的选择。
我们需要了解这5个阶段的发展历史，此外，为了使它们的功能发挥得淋漓尽致，我们还需要运用一些有效的技巧和工具。如果不是绝对必要的话，我发现在一天的工作中分别来处理这5个阶段将大有收获。有些时候，我只想网罗各种信息，不打算立刻决定行动计划。而有时，我可能只需要为会议准备一下我的发言稿。或者我刚刚旅行回来，需要对一路上收集和加工好的资料进行组织分类。还有一些时候，我希望检查我的工作清单。显而易见，我把大部分时间花在了我应该做的事情上。
许多人无法把工作安排得井井有条，主要原因正是他们试图一口气完成这5个阶段的工作。当他们坐下来“开列工作清单”时，大多数人试图收集“最重要的事情”，并把它们按照重要程度和先后次序进行排序，然而，他们并没有拟定任何具体的行动方案。但是，如果你认为秘书的生日目前“并非那么重要”，因此暂时搁置一旁不作任何考虑，那么这件事就成�