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个；与会者增至8个人，沟通渠道增至56个；其余依
此类推。沟通渠道越多，与会者对信息的掌握能力将越低。
一般管理者所公认的较理想的与会人数，是5—7人。因为在这样的人数
下，不但沟通不致发生困难，而且与会者普遍拥有较多的参与机会。倘若与
会人数甚多，譬如多至 2O人以上，主席可以视实际需要而采取分组讨论方
式，处理各种议案。
一名员工每次参加企业会议，都会使公司受到某些方面
的损失。因此，实用经济学要求每份邀请都必须有建设性作用。假如一
个人并非必须参加会议，他的时间就能在其它方面为公司多作贡献。而且，
没有兴趣的出席者会造成妨碍。
要把每一位参加会议的人都看作资源。资源的利用应按照需要，而不是
多多益善。一间拥挤不堪的房间可能使参加会议者泄气、不能实现自己的目
的。
为了从每个资源得到最大好处，管理部门既不能把与会者的责任和技能
认为是当然的，也不能假定其个人目的和公
司的目的一致。人们希望从会议得到的东西往往不是会议主持人所确定
的会议目标。
要把企业会议看成是一个若干个人的群体，他们必须互相影响以完成某
项工作；不要单纯问谁应当参加，而要问为什
么参加。下面是请你考虑的一些因素：
·参加会议的人将在多大程度上涉及会议的行动后果？
·这个人在中心议题的专门知识方面，是否确有需要或能
有所贡献？
·这个人以前对这种情况，有没有经验，或者与所涉及的
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议题或人物是否有特殊关系 （例如代表某一特殊利益的小组）？
·级别或地位是否适合于这个小组？（下级职员和他们的上司在一起参
加的时候，心理上常会不自然，以至于影响他们反应的质量和真实性。）
·假如要做决议，这个人是否能做（他不应是一个从属的人，这种人可
能缺乏完整的全面知识和适当的权威）？
·他是否具有行政或法律责任来进行审查或决定？
·为帮助会议开得成功，这个人能不能通过抵制已知的意见以形成均势，
提出一个不偏不倚的客观见解，或发挥评论者或媒介者的作用？
·他的才能或职责是否与其他与会者重复？
·由于某种理由，他或她的出席是否会妨碍会议的总体成效？
·是否时间、工作量及其他因素都能使与会者安心参加全部会议，而不
是人在心不在？
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三、会议时间及地点的确定
□选择时间
主席在选择会议时间时，首先应该考虑的便是自己的时间，这样能使自
己准备充分以及方便自己的作息时间。这种作法并不表示主席是一位以自我
为中心的人，因为主席既然是会议成败的关键性人物，在选择会议时间时，
自然应以适合自己的时间为优先考虑。这是一种实事求是的作法。其次，主
席也应该考虑方便与会者出席的时间，以及为与会者所喜爱的时间。倘若与
会者对会议时间有所不满，则会议目标的实现，势必遭受不利的影响。
会议时间必须包括起止时间。经验显示，绝大多数的会议都只列明开始
的时间，而无结束的时间。这样的作法有两种严重的缺陷：第一、与会者无
法对会后的工作预作规划。第二、会议的效率势必降低，因为既然没有终止
的时间，本来一个小时可以结束的会议，则可能被拖到三个小时才结束，这
不幸应验了帕金森定律——工作将被延伸，以便填满可供完成工作的时间。
为了避免上述两种缺陷，每一场会议都必须列明结束时间，而且都必须按照
这个时间准备结束。就算有些会议——譬如说解决问题的会议——难以确切
地把握结束时间，但主席至少应指明会议大约会在哪一个时间结束。
为了避免会议过分冗长，有些管理者故意将会议安排在距午餐、某种活
动或是下班之前不久举行。这是一种可以考虑采取的方法。
至于一场会议到底应为时多久，这虽无一致的看法，但多数的管理者均
同意，以不超过一个半小时为限，因为一般人能保持注意力集中的时间，最
长大概不超过一个半小时。（这大概也可以说明何以大多数电影的放映时间，
都在一个半小时左右。）但若会议中所探讨的是极其严肃的或是极其困难的
主题，则一场会议的时间以不超过一小时为宜。但这并不是说一场会议不能
长到两小时以上，因为一旦议案多，则会议时间将不能不相应延长。但须注
意的是：一场会议的时间超过一个半小时，则中途应腾出若干时间作休息之
用。
最后，我们还想提醒你：例如主席不坚守原定时间主持会议。则宁可另
择时间开会，而不应轻易找人代为主持。重要的会议，更特别要遵守这个原
则。
□选择地点
许多人在从事会议规划时，都以“方便”——主席的方便以及与会者的
方便，作为选择开会地点的依据。这样做并不妥当，因为“方便”只是选择
开会地点的诸种考虑之一。会议地点选择，至少应顾及下列七个条件。
（1）场地必须有空档且可供使用。
（2）场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。有人认为平均每一位与
会者若能拥有1。5m2的空间，才算理想。
（3）必须拥有包括桌椅在内的适当家具。会议时间愈长，所使用的桌椅
愈应让与会者感到舒服。不过，却不应该让与会者舒服到无心开会的地步。
（4）必须拥有充足的照明及通风设备。
（5）必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心。
（6）必须令主席及与会者大致方便。
（7）成本必须低廉。
以上七个条件之中，前四个可视为任何会议地点的必备条件，缺一不可，
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但后三个条件则往往因相互冲突而无法同时具备。例如为节省开支及让与会
者大致方便，主席将会议地点定在与会者办公室的附近。但是，由于会议地
点太接近办公室，所以在会议进行中常有电话或访客的干扰。此外，与会者
也常在会议进行中伺机进出会场。反过来说，倘若为了让与会者专心开会，
主席遂将会议地点改在远离与会者办公的地方。但是会议地点遥远，不但使
与会者感到不便，而且也使会议成本因而提高。许多管理者对会议地点的选
择都有这样的共同认为：一般性的会议或是为时较短的会议，原则上应在与
会者办公室附近召开，但是特别重要的会议或是为时较长的会议，则应选择
远离与会者办公室的地方召开。
在其它条件相同的情况下，如果会期短，最佳会址是大多数参加者旅途
最短的地方。如果会期较长，那么，旅途远近就不如主要商业中心或人们常
去的地方重要。
越来越多的机构发觉机构外的会址能增加会议成功的机会。有些企业报
告说，多样化的会议地点能激发兴趣，并为常规功能增加新的方面。而且，
它为会议的便利、服务工作和可能安排的项目提供更为广泛的范围。
没有一个时间或一个地点对所有的会议都是最佳的，但是对每一个集会
来说，都有它的最佳时间和最佳地点。要确定一个大家都方便的时间，应在
安排之前和主要的参加者联系。任意安排的会议对一些参加者可能不便；在
这种情况下，或者是他们的正常工作，或者是会议本身会遭到损失。每日的
不同时间对机警程度和精神集中程度会有影响：下班以后开会容易身心疲
倦、与个人计划冲突，而饭后立即开会则正赶上感受能力低的时候。
还要记住，拖长开会时间导致效果递减，那些以鼓励创造性思维为目的
的会议尤为如此。
一般说来，少开会比多开会好，但是“开足够的会”的含义�