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□发问时应注意的事项
1。主席在发问之前最好先拟定发问的腹稿。事先确定发问的范畴与发问
的主要内容，将有助于发问效率的提高与发问效能的发挥。
2。多用“开放式问句”、“澄清式问句”、“探索式问句”；慎用“封
闭式问句”、“含第三者意见的问句”；避免使用“引导式问句”、“强迫
选择式问句”与“多种式问句”。
3。注意发问的时机。主席应注意对话者的心境，在他适宜答复问题的时
候才发问。
4。按平常对话的速度发问。太急速的发问容易使对话者认为主席不耐
烦，或保持审问态度：太缓慢的发问容易使对话者感到沉闷无聊。
5。主席应尽量使用不指名答复的问题。即所谓的“凌空式问题”。因为
这种问题等于向全体与会者发问，可使全体与会者皆参与问题的讨论。
6。必要的时候，主席可以使用指名答复的问题。即所谓的“瞄准式问题”，
向特定的与会者发问。这种问题的潜在缺点是：不被指名答复的与会者，可
能因抱事不关己的态度而不参与问题的讨论。主席使用这种问题时，应先叫
发问对象的姓名，然后再予发问。先叫发问对象的姓名，等于给他一个预告，
使他全神贯注听取主席的发问，以便作出有效的答复。主席切忌先发问，然
后再指名答复，因为万一被指名答复者记不清楚主席的问题，他将无从答复，
这不但会造成场面难堪，而且主席又须花费时间重新发问。
7。主席提出敏感性的问题时，应附带说明发问的理由。只要主席有适当
的理由，敏感性问题的提出，就不会被视为一种忌讳。
8。所有的问题都必须环绕一个中心主题。
9。主席应尽量由广泛的问题，再移向特定的问题。这样做将有助于节省
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沟通的时间，因为与会者在答复广泛的问题之际，可能已提供了某些特定问
题的答案。
1O。主席应尽量根据与会者对前一个问题的答复构造问句。这样做有两个
好处：第一，可使与会者按同一思路提供答复；第二，可使与会者确切了解，
他的答复已被主席所听取，这无形中对他是一种鼓励。
11。主席发问之后，应给予答复者足够的时间答复。主席发问之后，答复
者通常要历经四个阶段，才能对主席的问题进行答复：第一，设法先搞清楚
问题的内涵；第二，思索问题的答案；第三，对答案给予适当的措辞；第四，
考虑主席或其他与会者对该答案所可能产生的反应与评价，因为答复者向来
都担心自己的答复是否会贻笑大方或无意中得罪人。这四个阶段
的构思可能会花相当长的时间——譬如说十秒钟或更长——此时主席不
应因担心会议出现“冷场”，而以话语打断答复者
的思维。为了填补发问与答复之间的时间空档，主席可在这段时间内将
发出的问题扼要地写在黑板上或白纸上。这样做，一来可进一步澄清问题的
内涵，二来可使答复者从容构思
答案。
12。主席对答复者的答复应表示竭诚的欢迎。主要可透
过身体语言 （例如：颔首、微笑）或口头语言（例如：嗯！是的！）
表示欢迎。可将答复者答复的重点扼要地写在黑板或白纸
上，表示欢迎。
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五、会议结束要点
在所有的议案讨论完毕时，或是在预定的会议终止时间来临时，主席应
适时地结束会议。主席在结束会议的时候最忌讳的是采取这一类方式：“时
间差不多了，如果诸位再没有其它问题，我们就此打住。……好！散会。”
以这类方式结束会议含有两种缺陷：
1。倘若与会者临时再提出问题，则可能会耽搁时间而使会议无法按原定
的时间结束。
2。主席的说词给人的印象只是：他已机械式地完成了一件份内的事，而
这件事对他来说好象并不重要。与会者因为有了这个印象，所以他们在离开
会场之际，并不觉得这场会议有什么收获。
为了避免以上两种缺陷，主席应该在结束会议之前的几分钟，为整场会
议作总结。在任何一场会议里，使与会者印象最深刻的，便是会议结束前几
分钟所听到的话语。因此，主席应该善用这几分钟。主席的总结最好能够涵
盖下列四项：
1。复述这次会议的目标。
2。总结这次会议所取得的成果。
3。多谢与会者参与（或在适当场合下，感谢他们的贡献或关注）。
4。必要的时候，宣布下一次会议的目标、时间及地点。
在上列总结性的陈述之后，与会者在离开会场之际，才会真正领受到成
就感或贡献感。
会议结束后，主席的工作仍未结束。主席仍有四件事要办：
1。评估刚刚结束的会议，以作为改进未来会议的参考。主席在每一次会
议结束后，都应该花几分钟时间，针对会议是否具实效而作自我评估。但是
为了避免受主观意识所蒙蔽，主席可以偶尔在会议结束后以不记名式的问
卷，让与会者评 估会议的成败；甚至主席也可以偶尔邀请观察
员列席，以便对会议的成果作评估。尽管主席本人、与会者及观察员三方面
的单独评估可能均含某一程度偏见，但三方面的综合评估则颇为中肯。因此，
我们希望经常有机会充当会议主席的人，找个机会为自己所主持的会议作上
述三方面的综合评估。
2。责成有关人员整理会议记录。会议记录至少能够发挥三种功能：第一，
充作征信工具；第二，充作会议中决议事项追踪依据；第三，充作组织内部
沟通信息的文件。为了使会议记录能充分地发挥上述的功能，他应该在会议
结束后24小时之内——或至少在48小时之内，整理妥善并送达有关人员。
会议记录则如能在这样的时限内送出，将可产生三种好处：第一，假如会议
记录在内容上有商榷余地，则可即时改正，因为与会者在这个时候对会议经
过仍然记忆犹新。第二，会议中如有后续的工作有待与会者办理，则会议记
录可以发挥提醒及跟催作用。第三，既然会议记录能够在一两天之内送达有
关人员手中，主席可以借此让只需要知道会议结果的那些人免于参加会议。
3。主席应适时追踪会议中决议事项的执行状况，以免“决而不行、行而
无效”。
4。主席应该适时解散已完成任务的委员会或工作小组，以免它们无中生
有地找理由开会。
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六、常用会议会务工作提要
在现实生活当中，各种各样会议名目繁多。但如果我们对所有这些会议
形式做出一番深入的分析比较之后，便可以清楚地发现：在人们所使用的这
些会议形式当中，总有一些是属于使用率比较高的，即比较常用的；而有一
些是属于使用率比较低的，即不大常用的。熟悉和熟练地掌握一些常用会议
的会务工作的基本技能，是我们从事文秘工作的人员所应具备的基本功和日
常工作当中的一项重要任务。我们只有对这些常用会议的会务工作有一个比
较全面和清楚的了解，这样，在会议组织工作中才能做到心中有数，有的放
矢，减少盲目性，提高工作效率。下面即对一些常用会议的会务工作做一点
扼要的提示，虽然不免挂一漏万，但总可显其梗概，可供从事会议组织的人
员，在会务工作实践中参考。
□办公会议会务工作要点
（1）将按照特定程序提交和汇总的、需提交办公会议讨论的议题分别轻
重缓急、分门别类加以整理，送交会议主持人审定：并根据议题的内容，向
会议主持人提出本次办公会议列席人员建议名单；（2）以较为规范的形式列
出经会议主持人审定过的会议议题表；（3）将会议议题表及与某些特定议题
有关的一些辅助性材料复印多份，在会前分发给�