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在下面几种情况下，一般可积极考虑举行新闻发布会：
（1）重要会议结束前后。召开重要会议，一定有很重要的内容，或与民众息息相关。会议前后举行新闻发布会，加强与民众的沟通，有助于得到民众的支持和理解。
（2）重要政策出台时，举行新闻发布会是必要的。
重要的政策，绝大多数需要取得社会的了解和认同，政策的内容需作广泛宣传。
过去，政府制订政策的过程往往是半透明的，外界对政策出台的背景、政策的内容、目的、作用等缺乏系统了解，猜测很多，政策出台后执行时有不少负面舆论。因此，在政策出台前举行新闻发布会，把该解释的讲清楚，既可树立本部门的开放形象，又可减少政策执行过程的阻力。
在新闻发布会上直接宣布新出台的政策和措施，是最吸引记者的做法。过去，各部门的重大政策和措施，有时以会议形式发布，有时以文件形式发布，有时则通过官方媒体发布。其实，这些内容大多都有很高的宣传价值，政策出台前，宜仔细分析一下，用什么方式对外发布能发挥最大的宣传效益。如果只用官方传媒对外发布的形式，外国记者会认为得到的是第二手资料，报道的兴趣会受影响，报道的倾向和详细程度也会打折扣。如果为了与记者建立相互信任关系，对外树立开放形象，提高宣传效益，可考虑把大部分即将出台的政策拿到新闻发布会上公布。这样做丝毫不影响官方传媒的权威，外国记者觉得有优先权。
（3）谣言横行时。
过去，我们有一套辟谣的方法，但多数是就事论事，消除负面影响的作用有一定局限。如果社会上的谣传涉及自己的部门，这时可选择的方法之一，就是举行一次或多次新闻发布会，既可辟谣，又可更系统充分地发布正面信息，解惑释疑。
（4）出现突发事件时。
突发事件包括突然发生的重大的政治社会事件、社会冲突、恶性事故、涉外和涉台港澳事件等。我们对突发事件的处理和报道，经历了一个从封闭到逐步开放的过程，现在逐步与国际惯例接轨。以往出现突发事件时，我们的处理方法尤其是对外新闻发布工作，有时给人留下我们在回避问题或在隐瞒事实的印象。
突发事件发生后，新闻官员应该第一时间到达现场，参与有关处理工作，了解事件发生和处理的全过程，并充分考虑事件的复杂性、敏感性和可能造成的影响，从有利于我国改革、发展和稳定，有利于维护我国的国际形象考虑，尽快制定出对外报道和新闻发布的方法。在这一前提下，事件的真相和处理进程，应及时、适当向新闻界通报。一般而言，突发事件及时向新闻界通报，利大于弊。这在后面“新闻发布策略”中还要专门论述。
在国外，由于政治经济的原因，任何突发事件发生后，都必须把面对传媒与处理事件一并考虑，把事件真相及时告诉公众，否则将承受很大的压力。
第八章 新闻发布会的准备新闻发布会和记者招待会如何准备？
举办新闻发布活动是难度很大的工作，每一次新闻发布会和记者招待会会前都应做好充分准备。发言人如事先不知记者会提什么问题，从而进行必要的准备，现场回答问题就会濒于应付，处于被动局面，甚至有表态失误的可能，特别是发言人的讲话，新闻媒体将予以广泛报道，任何一点失误都将造成极大的影响。正是由于这一特点，新闻发布会的准备工作显得尤为重要。在确定新闻发布会的目的后，就应努力进行准备，首先必须要全面跟踪和研究全世界的形势；既要注重宏观研究；也要注重对具体事件和热点问题的微观研究。要不断跟踪形势的发展，掌握动态，做到对每天发生的国际国内重大事件心中有数，并对其背景；经过，对我影响如何，事件的现象本质以及内在联系都要了解清楚。只有搞清了这些问题，发布工作的准备工作才能做到有的放矢。
具体来看，新闻发布会的准备工作主要有以下几点：
（一）了解出席新闻发布会记者的成份
发言人对于哪些记者出席新闻发布会应事先做到心中有数。来自不同性质和不同国家媒体记者兴趣点不同，提问会有不同的侧重点和角度。一般国内记者主要关心国内的问题，香港、台湾的记者更多关心本地区的问题，西方记者问的问题涉及面广，除外交问题外，还非常关注中国国内的政治、社会及经济等各方面的情况，并且提问的角度较偏、有时甚至很刁钻；我领导人出访时举行的新闻发布会，当地记者参加较多，关心的重点是本国的突出问题和与访问有关的问题。所以，了解哪些记者参加新闻发布会对预测记者可能提出哪些方面的问题，从什么角度提以及对发言人临场应对至关重要。
（二）准备问题
了解记者成分后的另一个工作就是站在记者角度设想记者可能提出的问题，这是新闻发布会成功的关键。美国前白宫发言人弗莱舍每天5点就要起床，首先看当天报纸和其它媒体的报道，设想记者可能会提的问题，他说他的大脑永远不能闲着，我总在设想记者们又要提出什么问题。掐算得准不准，直接关系到新闻发布会的效果。虽然记者的思想难以捕捉，对他们在新闻发布会上会提什么问题不可能有绝对的把握，但他们提什么问题也有一定规律可循，有各通讯社报道的消息供参考。只要平时注意跟踪国际形势，掌握广泛的资料，掌握记者不同风格，发布会上的问题大多数是可以预测到的。当然有些问题是很难算准的，如有的记者突然冒出一个问题：对于中国工人下岗问题，毛主席会如何看？或突然问发言人如何评价基督等。这种问题只有靠现场发挥了。
从外交部新闻发布会看，设想问题是从以下几个方面入手：
1、大国关系。首先要了解大国关系的近况，有无新动向，因为大国关系的变化直接影响国际形势的全局。中国是发展中大国，记者对中国与大国关系的发展与变化以及大国之间关系的变化十分关注，我们自己也有必要在这些问题上表明态度。
2、热点问题。这是国际舆论关注的重点。作为联合国安理会常任理事国，中国对热点问题的表态是有份量的，记者重视我们在这些问题上所持的立场。
3、突发事件。突发事件有两类，一类是突发的国际事件，对此类事件及时作出反应，不仅显示我在国际事务中的地位和快速反应能力，也有利于扩大我在国际事务中的影响。另一类是涉外的突发事件，如外国人在中国寻衅闹事被驱逐等等。中国对这些事件的立场是记者必问的问题。
4、敏感问题。有些历史遗留下来的问题，在一定的时候会重复出现或有新的变化，例如，南沙问题、日本战争赔款等过一个时期就会都变得十分敏感一次。当形势有变化或国际上出现新的外交动向时应考虑与此有关联的老问题是否可能会旧事重提。
5、由近及远。记者参加新闻发布会的目的是获取新闻，而新闻是贬值最快的商品，时效性很强。一般来说，记者的兴趣和注意力主要放在临近新闻发布会的一、两天内发生的事情上。因此，这两天内发生的国内外大事在准备问题时应给予充分细致的考虑，其次才是前几天的问题，由近及远、主次分明。这样做既可节省精力，又少有疏漏。
其它部门新闻发布会的准备工作，基本上也应是这一套路。
（1）跟踪和研究国内国外舆情，做好日常调研工作。
国际国内舆论对自己部门的工作有哪些看法？正面的有哪些？负面的有哪些？可能出现的又有哪些？哪些对我不利，需要澄清？哪些虽然对我不利，但不宜炒热？哪些对我有利的信息被忽视掉了？这些都需要经常性的跟踪和分析。否则，在新闻发布会上既不知道记者会问什么，也不知道我们怎么回答效果更好。
跟踪国际舆情，阅读外刊外报、收听外台、上网阅览等，都是重要的渠道。充分调研国内外舆情�